Qualtrics is een online tool die studenten en onderzoekers op een eenvoudige manier toelaat om surveys op te stellen, te verspreiden, data te verzamelen en antwoorden te analyseren. Qualtrics beschikt over verschillende vraagsoorten, surveyflows en de mogelijkheid om resultaten te exporteren naar statistische software.

De UGent beschikt over een campuslicentie voor de online bevragingstool Qualtrics. Andere surveytools worden niet (meer) ondersteund door DICT.

Inloggen

Studenten en medewerkers van UGent kunnen zelf makkelijk een account aanmaken door eenmaal in te loggen op ugent.qualtrics.com via SSO. Er wordt automatisch een account aangemaakt nadat je de voorwaarden hebt geaccepteerd.

Gebruik

Qualtrics mag gebruikt worden voor bevragingen door UGent-medewerkers en studenten in het kader van onderzoek. Deze licentie mag niet gebruikt worden voor surveys die geen betrekking hebben op onderzoeksactiviteiten. Voor deze surveys kan gebruik gemaakt worden van Microsoft Forms. Indien deze toepassing niet volstaat, kan contact opgenomen worden met de UGent helpdesk van Qualtrics (helpdesk.qualtrics@ugent.be) om alternatieven te bekijken. 

Het is niet toegestaan om data die verzameld werden via Qualtrics of resultaten van deze surveys (manueel of automatisch) voor onderzoeksdoeleinden te koppelen met data uit administratieve databanken van de UGent.  

Hou bij het versturen van surveys en bevragingen ook rekening met de richtlijnen voor het gebruik van mailinglijsten.

Privacy en security (AVG/GDPR)

Bij het bevragen van respondenten via (online) surveys worden er vaak persoonsgegevens verzameld. In dat geval moet je rekening houden met de AVG-wetgeving.

Tussen de UGent en Qualtrics werden de noodzakelijke aspecten met betrekking tot privacy en security vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. De gegevens verzameld via Qualtrics worden opgeslagen in Europa, en Qualtrics voldoet aan een aantal belangrijke internationale standaarden voor continuïteit en privacy. Voor meer informatie, zie: qualtrics.com/uk/platform/gdpr. 

‘AVG-conform’ gebruik vereist ook een correct gebruik van de tool. Je kan immers een tool die AVG-conform is (zoals in dit geval Qualtrics) incorrect gebruiken waardoor je zélf de basisbeginselen van de AVG overtreedt. Lees de volgende onderzoektip voor meer informatie over het gebruik van surveytools bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens: Waar moet ik aan denken als ik (online) surveytools gebruik?

Op de website van Qualtrics vind je heel wat info over omgaan met de principes van de AVG en met data beveiliging en privacy.

Vergeet ook niet om elke verwerking van persoonsgegevens te registreren in het AVG-register van de UGent.

Toestemming (informed consent)

Het bevragen van respondenten met een online surveytool vereist de vrijwillige en geïnformeerde (ethische) toestemming van de deelnemers voorafgaand aan hun deelname aan het onderzoek. Wanneer er tijdens het onderzoek ook persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, is er in het licht van de privacywetgeving (AVG/GDPR) een rechtsgrond nodig, welke ook een toestemming voor de verwerking van deze gegevens kan zijn.

Hoe ga je te werk?  

• Informeer jezelf over geïnformeerde toestemming in het kader van onderzoek en download de sjablonen voor informatie- en toestemmingsformulieren.
• Personaliseer het informatie- en toestemmingsformulier voor jouw onderzoek en stem het af op je respondenten.
• Maak een eerste tekstvraag in Qualtrics. Voeg hier een korte beschrijving toe van je onderzoek en een link naar de pdf van jouw informatie- en toestemmingsformulier zodat de respondenten dat grondig kunnen nalezen en eventueel bijhouden.
• Maak een (aantal) volgende verplichte meerkeuzevragen aan met de vragen opgenomen in het toestemmingsformulier.
• Als de respondent op een van die verplichte meerkeuzevragen ‘nee’ antwoordt, leid je hen door naar het einde van de vragenlijst.

Zelf aan de slag met Qualtrics

• Bouw je eerste Qualtrics project, leer de Qualtrics Basics en bekijk de Quick start video.
• Ga naar basecamp.qualtrics.com, het online leerplatform waar je toegang hebt tot leerinstructies over het gebruik van Qualtrics.
• Stel vragen aan de Qualtrics community (platform van alle Qualtrics gebruikers).

Bij inloggen kies je 'Sign in with SSO'; bij de vraag 'Enter your company's Organization ID' vul je 'ugent' in.

Ondersteuning

Heb je hulp nodig?

• Gebruik de online documentatie op qualtrics.com/support.
• Bij vragen over het gebruik van Qualtrics, of fouten waar je tegen aanloopt, neem contact op met de helpdesk van Qualtrics. Dat kan 24 uur per dag, 7 dagen per week, per e-mail, chat en telefoon. Ga naar qualtrics.com/support-center, kies 'Sign in with SSO'; bij de vraag 'Enter your company's Organization ID' vul je 'ugent' in.
• Wanneer je via bovenstaande kanalen geen antwoord vindt op je vraag, neem dan contact op met de Qualtrics helpdesk van de UGent via helpdesk.qualtrics@ugent.be.
• Voor vragen over datamanagement, een toestemmingsformulier of het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens, neem contact op met de data stewards van de UGent via rdm.support@ugent.be.