Intekenen op een opdracht van een andere aanbestedende overheid
Wil u zelf intekenen op een opdracht van een andere aanbestedende overheid, dan dient u, omwille van praktische redenen, onderstaande procedure te volgen:
1. U dient contact op te nemen met de afdeling Onderzoekscoördinatie (Lieve.Huys@UGent.be of Tim.Joosen@UGent.be) van zodra u beslist heeft dat u een offerte of een kandidaatstelling zult indienen;
2. Zij zullen met u contact opnemen of verdere afspraken m.b.t. de timing te maken. Zo kan ook gekeken worden wie van de bevoegde personen aanwezig is om de offerte of kandidaatstelling tijdig in te dienen;
3. U bezorgt het bestek aan de afdeling Onderzoekscoördinatie, zodat kan worden nagegaan welke documenten dienen worden toegevoegd aan de aanvraag (bv. RSZ-attest, jaarrekening, …);
4. U bezorgt minstens drie dagen voor het afgesproken moment van overdracht uw aangevraagd budget aan de afdeling Onderzoekscoördinatie. Zij zullen ervoor zorgen dan uw budget wordt nagekeken en goedgekeurd door de directie Financiën;
5. Voor zover de indiening van uw offerte of kandidatuur elektronisch via e-tendering dient te gebeuren, dient u op het afgesproken moment alle documenten naar de aangeduide contactpersoon te mailen. U bent zelf verantwoordelijk voor de volledigheid van uw dossier. Voor zover de indiening van uw offerte of kandidatuur niet elektronisch via e-tendering dient te gebeuren, dient u zelf in te staan voor een regelmatige indiening;
6. Op het afgesproken moment zal de aangeduide persoon desgevallend de aanvraag indienen via e-tendering;
7. De mail met de ontvangstbevestiging omtrent de elektronische indiening zal naar u worden doorgestuurd.
Mocht u over bovenvermeld procedureverloop nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met de afdeling onderzoekscoördinatie (Lieve.Huys@UGent.be of Tim.Joosen@UGent.be).
De elektronische procedure bij het indienen en ontvangen van offertes en kandidaatstellingen is in ieder geval verplicht bij de Vlaamse overheid vanaf 1 januari 2012 (de zgn. e-tendering). Het elektronisch indienen van een offerte of kandidaatstelling gebeurt door het opladen van de documenten (offerteformulier of kandidaatstelling en alle vereiste bijlagen) in het platform (.doc, .xls,.pdf, …). Daarna dient de offerte of kandidaatstelling te worden bevestigd met de elektronische identiteitskaart, ten laatste op moment van de uiterste indiendatum. Met een Belgische e-ID kan een handtekening worden geplaatst die aan de vereisten voldoet. De elektronische ondertekening van de offerte dient te gebeuren door degene die bevoegd is om de inschrijver te verbinden. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid kan blijken uit de statuten van de vennootschap of uit een bijzondere volmacht. Voor de UGent is het enkel de Rector, of ingeval van diens afwezigheid, de vice-rector, die bevoegd is om de UGent rechtsgeldig te verbinden.
Teneinde de werkbaarheid te bevorderen heeft het Bestuurscollege van 8 december 2011 er kennis van genomen dat naast de Rector ook de directeur onderzoeksaangelegenheden (Prof. I. Lemahieu), het afdelingshoofd Onderzoekscoördinatie (Dr. D. De Craemer, ) en de stafmedewerker Directie Onderzoeksaangelegenheden (Mevr. P. Blancquaert), de offertes en de kandidaatstellingen elektronische mogen ondertekenen.
U kunt deze richtlijnen ook terugvinden op de webpagina met de interne reglementen van de Universiteit Gent: https://www.ugent.be/nl/univgent/reglementen/werken/financien/reglementen/overheidsopdrachten/andereoverheid/procedure.
15 april 2013 00:00